Skąd pochodzi
GROSS?
Program GROSS powstał w Singapore General Hospital – jednej z największych organizacji klinicznych w Azji. Jego początkiem była refleksja nad tym, w jaki sposób wykorzystywany jest czas pracy zespołów medycznych.
W dużych organizacjach ochrony zdrowia codzienna praca obejmuje nie tylko działania kliniczne, lecz także szeroki zakres czynności administracyjnych, raportowych i organizacyjnych. Wiele z nich powstało w różnych momentach rozwoju systemu i z czasem zaczęło się na siebie nakładać, tworząc coraz bardziej złożone procesy.
W Singapore General Hospital zdecydowano się spojrzeć na te procesy w sposób systemowy. Celem było przywrócenie większej przejrzystości codziennej pracy oraz skierowanie energii organizacji tam, gdzie przynosi ona największą wartość – do opieki nad pacjentem.
Tak powstał program GROSS.
Polska adaptacja programu opiera się na tej samej idei: wspierać placówki medyczne w porządkowaniu procesów organizacyjnych oraz odzyskiwaniu czasu, który może zostać przeznaczony na działania o największym znaczeniu klinicznym i operacyjnym.
GROSS to zorganizowany proces identyfikowania, analizowania i eliminowania czynności, które:
a mimo to obciążają personel i wydłużają procesy.
Czym jest GROSS?
GROSS to program systemowego przeglądu i upraszczania procesów organizacyjnych w podmiotach leczniczych.
Nazwa programu pochodzi od angielskiego skrótu GROSS – Get Rid Of Silly Stuff. Wyrażenie to powstało w środowisku klinicznym i w prosty sposób opisuje ideę programu: przyjrzeć się codziennej pracy w ochronie zdrowia i uporządkować te elementy procesów organizacyjnych, które z czasem stały się nadmiernie złożone, powtarzalne lub nieproporcjonalnie angażujące zasoby zespołów.
Choć nazwa brzmi potocznie, za programem stoi bardzo konkretne podejście organizacyjne. GROSS jest metodą systematycznego upraszczania procesów pracy – tak, aby możliwie największa część czasu i energii zespołów medycznych mogła być przeznaczona na działania bezpośrednio związane z opieką nad pacjentem.
W praktyce program wspiera organizacje w:
- porządkowaniu procesów administracyjnych,
- usprawnianiu przepływu informacji,
- upraszczaniu dokumentacji i formularzy,
- poprawie organizacji współpracy między zespołami.
Dzięki temu możliwe staje się odzyskanie części zasobów czasu i energii organizacji oraz ich skierowanie na działania o największym znaczeniu dla pacjentów.
Nie jest to projekt antyproceduralny. Nie kwestionuje regulacji ani standardów medycznych. Dotyczy wyłącznie nadmiarowości – tego, co narosło wokół systemu opieki zdrowotnej i przestało być racjonalne.
GROSS is SIMPLE
poznaj rdzeń metodologii
Zatrzymaj wykonywanie pracy, która nie wnosi wartości
S
Pierwszym krokiem nie jest poprawianie, lecz zatrzymanie się i zadanie pytania czy to jest w ogóle potrzebne?
Jeśli czynność nie wpływa na bezpieczeństwo pacjenta, jakość leczenia ani zgodność z prawem – należy rozważyć jej wyeliminowanie, a nie optymalizację.
Zidentyfikuj zbędne kroki w procesie
I
- dublowania danych,
- nadmiarowych podpisów,
- powtarzalnych kontroli,
- przekazywania informacji między wieloma osobami bez realnej potrzeby.
Uczyń proces prostszym
M
- skrócić formularz,
- zredukować liczbę pól,
- zamienić 7-stronicową instrukcję w checklistę,
- ograniczyć liczbę akceptacji do jednej decyzyjnej osoby.
Zasada brzmi jeśli można to zrobić krócej – zrób krócej.
Skup się na tym, co ma znaczenie
P
Energia organizacji jest ograniczona. Każda minuta spędzona na zbędnej czynności to minuta odebrana pacjentowi. Priorytetem są działania, które realnie wpływają na opiekę, bezpieczeństwo i efektywność.
To nie jest redukcja pracy. To redystrybucja uwagi.
Pozwól pracownikom prowadzić zmiany
L
Osoby na linii frontu najlepiej wiedzą, co ich obciąża. GROSS opiera się na modelu bottom-up – inicjatywa nie jest narzucona przez centralę, lecz tworzona przez personel.
To zwiększa akceptację zmian i zmniejsza opór organizacyjny.
Oceniaj i eliminuj regularnie
E
Nadmierne procedury mają tendencję do powracania. Dlatego uproszczenie nie jest jednorazową akcją, lecz cyklem ciągłej weryfikacji.
Organizacja musi regularnie pytać czy to nadal jest potrzebne?
Jakie obszary obejmuje program?
Program wspiera analizę i usprawnianie takich obszarów jak:
- dokumentacja kliniczna i administracyjna,
- przepływ danych między systemami informatycznymi,
- obiegi akceptacyjne i decyzyjne,
- raportowanie operacyjne,
- komunikacja wewnętrzna,
- współpraca między oddziałami i działami.
Do kogo skierowany jest program?
- kadrę medyczną,
- personel administracyjny i pomocniczy,
- kadrę zarządzającą.
Każdy pracownik może wskazać obszar wymagający usprawnienia oraz zaproponować rozwiązanie, które poprawi organizację pracy.
Jak wygląda wdrożenie programu?
To najważniejsza część programu. Wszyscy członkowie zespołu medycznego dowiadują się o inicjatywie oraz o tym, na jakie czynności powinni szczególnie zwracać uwagę. Swoje obserwacje i propozycje usprawnień zgłaszają za pośrednictwem prostego formularza online.
Wiedza o tym, jak działa metodologia SIMPLE pozwoli Twojemu zespołowi przeanalizować wszystkie zgłoszenia usprawnień. Wybierzecie te, które mają największy potencjał i są w stanie zaoszczędzić najwięcej czasu.
We współpracy z zespołem placówki wprowadźcie wybrane usprawnienia. Sprawdźcie, czy przynoszą one oczekiwane efekty, czy pozwalają zaoszczędzić czas i czy warto polecać je innym.
Na podstawie wyników pilotażu wybierzcie najlepsze usprawnienia, które wprowadziła Wasze placówka i zgłoście je do konkursu GROSS. Kapituła konkursowa oceni wszystkie zgłoszenia i wybierze laureatów, którzy zostaną wyróżnieni w trakcie Gali GROSS.
W trakcie uroczystej gali nagrodzimy placówki, które wypracowały najlepsze usprawnienia.
Zespół GROSS, na podstawie zgłoszeń, przygotuje zbiorczy raport, który pokaże, co i w jaki sposób udało się wyeliminować. Raport będzie wskazówką dla uczestników kolejnych edycji programu.
Co daje udział
w programie?
- odzyskać czas zespołów medycznych,
- zwiększyć sprawność operacyjną placówki,
- poprawić przejrzystość procesów organizacyjnych,
- rozwijać kulturę świadomego upraszczania,
- uzyskać dane wspierające zarządzanie operacyjne.
W dłuższej perspektywie oznacza to lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów systemu ochrony zdrowia oraz większą zdolność organizacji do realizacji swoich podstawowych zadań.
Dlaczego GROSS jest istotny w Polsce?
Polski system ochrony zdrowia funkcjonuje w warunkach wysokiego poziomu regulacji prawnych, rozbudowanej sprawozdawczości oraz wielowarstwowych procedur organizacyjnych. W ostatnich latach liczba obowiązków administracyjnych, raportowych i dokumentacyjnych systematycznie rośnie, co powoduje realne przeciążenie personelu medycznego i kadry zarządzającej.
Nie wszystkie obciążenia wynikają bezpośrednio z przepisów. Wiele z nich to efekt historycznych decyzji organizacyjnych, lokalnych przyzwyczajeń, nadmiarowych zabezpieczeń lub dublowania czynności w różnych systemach. Z czasem stają się one „standardem”, choć często nie są już potrzebne albo można je realizować prościej.
W polskich realiach nie jest możliwe swobodne ograniczanie regulacji ustawowych czy wymogów płatnika. Możliwe jest jednak uporządkowanie sposobu ich wdrażania i realizowania w codziennej praktyce szpitala.
W systemie, w którym brakuje zasobów kadrowych, a presja operacyjna jest wysoka, każda odzyskana minuta pracy ma znaczenie. GROSS pozwala odzyskać czas bez zwiększania budżetu, zatrudnienia czy liczby projektów.
Największą wartością programu w Polsce jest więc nie zmiana przepisów, lecz zmiana kultury organizacyjnej – przejście od bezrefleksyjnego wykonywania czynności do świadomego zarządzania procesami.
GROSS wprowadza do systemu ochrony zdrowia jedno kluczowe pytanie czy to, co robimy, jest naprawdę potrzebne?
W warunkach polskich to pytanie ma znaczenie strategiczne.
Historie sukcesu GROSS w Singapurze
Wspieraj budowę standardów szpitala uproszczonego
GROSS to nie tylko program edukacyjny, to projekt upraszczający wszystkie procesy szpitala. Zapraszamy partnerów technologicznych, doradczych i branżowych do współtworzenia bezpiecznej platformy dialogu, opartej na realnych danych z polskich szpitali. Wspierając GROSS, zyskujesz: